MURAT MINDIZ

 

EYGEP SANAL DERSLERİNİN ÇÖZÜMLEMESİ 

TOPLANTI YÖNETİMİ

 

 

                Öğr.Görevlisi:Yusuf Ziya GÜLDERE

MURAT MINDIZ

2015

 

"Ya çalışır ya da toplanırsınız; ikisini bir arada yapamazsınız"

                                                                                     Peter Drucker

  

TOPLANTI YÖNETİMİ

 

DERSİN ADI: (EYGEP_TY_01) EYGEP Toplantı Yönetimi

 

SÜRE: 8 Hafta-16 saat. 1 ders-120 dakika

AMAÇ: Toplantı Yönetimi konusunda bilgi sahibi olmak

UYGULAMA ŞEKLİ: Sanal Sınıf

EĞİTİMİN HEDEFİ: Toplantıları,   gerçekten sonuç yaratan, iş yaptığımızı gösteren, sağlıklı kararlar alınan, zaman kaybı olmaktan çıkan aktif katılım sağlanan kaliteli organizasyonlar haline getirmektir.

 

TOPLANTI YÖNETİMİ

 

TOPLANTI YAPMAK İÇİN NEDENLER

                             TOPLANMAK VE TOPLANMAMAK İÇİN NEDENLER:

Kararlar almak, fikir birliği sağlamak ya da bir konuda tartışarak sonuç üretmek için en iyi yol toplantı yapmaktır. Toplantı yapmak için; kendimizin ve ifade ettiğimizde başkalarının da ikna olacağı nedenlerimiz olmalıdır.

• Toplantının hedefi tam olarak tanımlanmamışsa, açık ve paylaşılır bir hedef haline dönüştürülmemişse toplantı yapılmasın. Çünkü herkes için zaman kaybı olmaktan başka bir işe yaramayacaktır.D
• Hedefe ulaşmanın tek yolu toplantı ise bu organizasyon gerçekleşmelidir.D
• Toplantı yapılmadığı ya da ertelendiği halde işler devam ediyor, bir aksama yaşanmıyor ise yine de toplantı yapılmalıdır. Y
• Toplantı katılımcılarını tespit etmekte kararsız kalınıyor ise bunu netleştirene kadar kişilerle tek tek toplanmak daha iyi bir seçimdir. Y
• Hedefe ulaşmanın en iyi yolu toplantı ise uygun katılımcı profili ve sayısıyla toplantı yapılmalıdır. D
• Toplantıda geçecek zaman gerek kendim ve gerek katılımcılar için yararlı olmalıdır. D
• “Ben konuşayım onlar dinlesin”  ruh hali içinde iken toplantı yapmak, istediklerimi kabul ettirmek açısından yararlıdır. Y
• Bazı toplantılar düzenli periyotlarla yapılan toplantılar zincirinin bir halkası haline dönüşmelidir. D
• Toplantı yapılmasa olabilecek en kötü şeyin ne olduğu üzerine düşünmeye gerek yoktur. Toplantı iletişimi artırır. Y
• Herkese sorulacak sorular varsa, bunu kişilerle birebir yapmak daha doğru bir tercih olacaktır.D

 

TOPLANTI YAPMAYI GEREKTİREN DURUMLAR

                                                    TOPLANTI YAPMAK İÇİN GEÇERLİ NEDENLER

• Toplantı katılımcılarına bir çözümü kabul ettirmek gerekiyorsa,
• Karmaşık durumlarda ya da başarı için motivasyonu artırmak gerekiyorsa,
• Grup etkileşiminden yararlanarak, yaratıcı fikirlere ulaşılmak isteniyorsa,
• Takım üyelerinin birbirlerini daha iyi tanımaları ve yaptıkları görevlerin bilinmesi isteniyorsa,
• Takım ruhu oluşturmak isteniyorsa,
• Toplantıya katılacaklar belli bir proje ya da hedefin sonuçlarından sorumluysa,
• Toplantı katılımcılarının bir sonraki konuyu ya da aşamayı iyice anlaması isteniyorsa,
• İletişim süreçlerinin düzene koyulması isteniyorsa,
• Toplantıya katılacak takımın daha fazla risk alması isteniyorsa,
• Takım içi bilgi akışı etkili bir biçimde sağlansın isteniyorsa,
• Takım üyelerinin çok sorusu varsa,
• İyi haberler konusunda heyecan yaratmak isteniyorsa toplantı yapmak gerekir.

 

TOPLANTI ÇEŞİTLERİ

               FARKLI AMAÇLAR FARKLI TOPLANTILAR

 

Farklı nedenlerle yapılan toplantılar, farklı düzenlemeler gerektirir; çünkü hedefleri ve sonuçları farklıdır.Ne tür bir toplantı yapılacağını bilmek, toplantının daha iyi idare edilmesini  sağlar.

 

ü  EĞİTİM TOPLANTILARI: Bu tür toplantıların odak noktası yeni beceriler, ürün bilgisi ve yeni uygulamalar olur.Hedefi; katılımcıların toplantıdan yeni beceri ya  da iş bilgisini kullanmaya istekli ve yeterli bir durumda ayrılmasıdır.

ü  TAKIM YADA KOMİTE TOPLANTILARI: Bu tür toplantıların odak noktası proje ya da grup çalışmasıdır.Hedefi; katılımcıların sorunlarını çözmesi, kendilerini organize etmeleri ve bilgiyi paylaşmalarıdır.

ü  DEPARTMAN TOPLANTILARI: Bu tür toplantıların odak noktası, işlemler,süreçler ve bilgidir.Hedefi;  katılımcıların işle ilgili sorunlarını çözmek ve bilgilerini  paylaşmaları için fırsat vermek ve katılımcıların departmanla ilgili bağlarını güçlendirmektir.

ü  SATIŞ TOPLANTILARI: Bu tür toplantıların odak noktası, satış motivasyonu ve ürün bilgisidir.Hedefi; satışları artırmaktır.

ü  KRİZ TOPLANTILARI: Bu tür toplantıların odak noktası takım veya departmanın aniden beliren  zorunlu bir ihtiyacıdır.Hedefi;  sorunun çözümüdür.

ü  YÖNETİM TOPLANTILARI: Bu tür toplantıların odak noktası, takım ya da komite toplantılarıyla benzerlik gösterir.Farkı, daha üst düzeye  odaklanmış olmasıdır.Planlama,strateji, şirketin gelecekte alacağı yön ve karlılık konuları tartışılır. Hedefi; tüm şirketin başarısını etkileyecek olan kararların alınmasıdır.

ü  TEKE TEK TOPLANTILAR: İki kişi arasındaki özel toplantılardır.Gizlilik gerektiren durumlarda; etkinliğin artırılması ve uygulama kolaylığı oluşturmak içişn yapılır. Hedefi; sorunları çözmek ve bilgi paylaşmaktır.

ü  YEMEKLİ TOPLANTILAR: Bu tür toplantıların odak noktası zamandan tasarruf ya da fikir alışverişi için arkadaşça bir ortam yaratmaktır.Bu tür toplantıları da diğerleri gibi önceden tasarlamak gerekir. Hedefi;bilgi paylaşmak, problem çözmek ya da yakınlaşma sağlamaktır.

ü  (AD HOC) ÖZEL TOPLANTILAR: Kimi zaman acilen toplanmak gerekir.Önceden gündem gönderilemez ve  hızlı bir biçimde toplanmak gerektiğinden şimdiye dek önermiş olduğumuz hazırlıklar da yapılamaz.

Özel toplantılar yapmamız gerekiyorsa aşağıdaki kurallara uymamız gerekir;

• Toplantının hemen başında amaç ve süre konusunda bilgi verin,
• En çok bir-iki maddelik gündem belirleyin,
• Kısa sürecek bir toplantı olacağı için zamanında başlayın,
• Gündeme bağlı kalmak, anlaşmazlıkları gidermek ve çözümlere yoğunlaşmak son derece önemli olacaktır; bu farkındalık ile hareket edin,
• Bitirme zamanına harfiyen uyun ki bir sonraki özel toplantılar için şansınız olsun.
• Toplantı bitiminde kısa bir özet yapın. Bununla birlikte, eyleme dökülmesi gereken maddeler  ya da alınmış kararlar varsa , 24 saat içinde toplantı özeti halinde katılımcılara ulaştırın.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

" İyi bir yönetici, toplantıdan ne beklediğini, ve toplantının amacının ne olduğunu ya da ne olması gerektiğini bilir."                       Peter Drucker

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

TOPLANTI ÖNCESİ

Başarılı sonuçlar elde etmek istiyorsanız, yapacağınız işe nasıl ve ne ölçüde hazırlandığınıza dikkat etmeniz gerekir. Her türlü işte hazırlık aşaması ,her zaman en önemli aşamadır.

 

TOPLANTI ÖNCESİ HAZIRLIK

Bir toplantı organizasyonundan önce üzerinde durulması gereken beş temel konu vardır:

1. Toplantı yapmanın nedeni
2. Toplantının hedefi
3. Katılımcıların kimler olacağının belirlenmesi
4. Toplantı zamanı
5. Lojistik ayarlamaların yapılması

 

Katılımcı Sağlama: Bir toplantıya kimlerin katılması gerektiğine karar vermek kimi zaman son derece zor, kimi zaman ise çok kolaydır.

 

• Hedeflere ulaşmak için kimler destek verebilir; Herkesi çağırmamak, mümkün olduğunda toplantıyı az sayıda kişi ile yapmak doğru bir tercihtir.
• Görüşleri destekleyecek kişiler kimler olabilir; Kendi görüşlerinize destek almak istiyorsanız, katılımcıları bu gözle de değerlendirmelisiniz.
• Kimler bu toplantının konusuna uygun kişilerdir;  Bazen politik davranarak, toplantı katılımcılarını seçmek gerekebilir.Örneğin; davet edilmediğinde bundan rahatsız olacak kişiler varsa, onları atlamamak iyi olabilir.
• Sorun çıkarma potansiyeli olan kişiler kimler olabilir; Sorun çıkarabilecek kişiler çağrılmadığında nasıl bir durum ortaya çıkacaktır, bunun da değerlendirilmesi ve ona göre adım atılması gerekir.

 

Etkin gündem belirlemek için rehber bilgiler:

Toplantının ruhunu, gündemi belirler. İşleyen, yapıldığında sonuç veren ve aksiyon planı ortaya çıkarmaya katkıda bulunan bir gündem için üzerinde durulması gereken konular şunlardır;

ü  Toplantının hedefi tanımlanmalı,

ü  Başlangıç ve bitiş zamanı, tarih ve yer net bir biçimde belirlenmeli,

ü  Toplantı çok sayıda konuyu kapsayacaksa, bunlar sırasıyla yazılmalı,

ü  Her bir konu için öngörülen süre  belirlenmeli,

ü  Katılımcılardan bir hazırlık yapmaları bekleniyorsa, nasıl bir hazırlık olacağı konusunda bilgi verilmeli,

ü  Gündem mümkün olduğunca kısa ve canlı olmalı,

ü  Toplantı duyurusu en az bir hafta önceden yapılmalıdır.

Toplantı gündeminden birkaç kopyayı  her zaman toplantıya getirin. Katılımcıların çoğu, kendi kopyalarını getirmeyi unutacaklardır. Herkesin önünde gündem sayfası olursa toplantıya katılmaları daha kolay olacaktır.

 

Toplantının Konusu: Toplantıya katılacak kişiler  herşeyden önce toplantının konusunu merak ederler. Bu nedenle verilmesi gereken ilk bilgi toplantının konusudur.

Katılımcılar:  Duyuru, katılımcılara ulaştığında, kimlerle birlikte bu toplantının yapılacağını görmeleri gerekir. Hazırlıklarında, kişi adlarının belirleyici rolü olabileceği hatırda tutulmalıdır.

Tarih: Ajandalarına not almaları için açık bir şekilde tarih yazılmalıdır.

Yer: Son ana bırakmamak ve hazırlık yapılmasını önceden sağlamak için yerin belirlenmesi gerekir.

Zaman: Bir toplantının ne kadar süreceği en çok merak edilen konulardan biridir; o nedenle sürenin net bir biçimde ifade edilmesi gerekir. Öngördüğünüz süreden biraz daha uzun, örneğin 15 dakika daha fazla  süre söylemek toplantının verimini artırır. Bekledikleri sürenin üstüne çıkmak nasıl sıkıcı ise , biraz altında kalmak katılımcıları memnun edecektir.

Toplantı türü: Hangi tür toplantı olacağını belirlemek yine katılımcıların yapacağı hazırlığı yönlendirecektir.

Amacı:  Kişiler, neden bir araya geldiklerini bilmediklerinde  kuşkusuz hazırlık yapmakta da zorlanacaklardır.  Amaç, net bir biçimde toplantı duyurusunda yer alırsa kişilerden beklenenler de o oranda yerine gelecektir.; mazeret üretmenin önüne geçilecektir.

Hazırlık:  Herkes toplantı öncesi yapması gereken ödevleri bilmeli ki zaman en iyi biçimde kullanılabilsin. Toplantı yöneticisi, nasıl bir çalışma beklediğini  açık bir biçimde toplantı duyurusuna yazmalıdır.

 

 

 

 

 

 

Grupta  etkileşimi  yaratmak için, kişilerin birbirlerine yakın oturmasını sağlamak yararlı olacaktır. Bunun için masa ve sandalyeleri , önceden ve yakın bir şekilde yerleştirmek gerekecektir.

 

 

Aydınlatma:

Işık, insanların zihinlerinin açılmasında ve dikkatlerinin toplanmasında yararlıdır. Toplantı salonunun iyi aydınlatılması gerekir. Eğer uzun bir toplantı organizasyonu düşünülüyorsa, bunun gündüz yapılması faydalı olur. Çünkü her zaman gün ışığı yapay aydınlatmadan çok daha iyidir. Loş, az ışıkla aydınlatılmış ortamlar katılımcıların dikkatlerini dağıtacak ya da uyuklamalarına neden olacaktır.

Toplantının tansiyonu yükseldiğinde ışığı biraz azaltmak, katılımcıların sakinleşmesine katkıda bulunur.

 

Isı:

Toplantı katılımcılarını dirive uyanık tutmak için ısının düşük olması gerekir. Fazla ısı zihinlerinkapanmasına neden olur.

19-21 derecelik ısılar, hem insanların uyumasını engeller hem de üşümeyecekleri bir ortam oluşturur. Yalnız serin bir ortamda yapılacak toplantı için insanların yanlarında bir şeyler getirmeleri konusunda uyarıda bulumak iyidir. Tersi durumda toplantı gündemine bir de ısı maddesi eklenir ki bu istenmeyecek bir durumdur.

Yiyecek, içecek gibi ikramlar daha dostça bir ortam yaratılmasına katkıda bulunur. Ancak sağlıklı beslenme günümüzün önemli konularından olduğu için, sabahları yoğurt, taze meyve gibi yiyecekler; öğleden sonraları ise peynir, salata tabakları ve hafif kurabiyelerin tercih edilmesi daha etkileyici olacaktır.

 

 

TOPLANTI SIRASI

Bir toplantının gerçekleşme zamanı en önemli aşamasıdır. İyi bir toplantı yönetimi için bu aşamada da dikkat edilmesi gereken çok önemli noktalar ve kullanılması gereken beceriler vardır; zamanında başlamak ve kişiler arası anlaşmazlıkları çözümlemek gibi.

                                                                

ZAMANLAMA

Zamanında başlamak:

Zaman, hayatın her alanı için önemli bir etken olarak karşımıza çıkar. Herhangi bir etkinlik için  uymak zorunda olduğumuz bu sınırlama kuşkusuz, toplantı organizasyonlarında daha fazla önemli olmaktadır. Bir toplantının en kritik noktalarından biri zamanında başlamaktır. Zamanında başlamak herkes için güç bir iş. Genel olarak toplantının lideri zamanında başlarsa diğer katılımcıların da zamanında başlamasına hem örnek oluşturur hem de  teşvik eder. Bu alışkanlık, daha sonra kurum kültürü haline gelir. Ancak kimi durumlarda üst düzey yöneticilerin katılımcıları farklı nedenlerle beklettikleri olur ki bu durumda hoşgörülü olmaktan başka bir seçenek yoktur. Her koşulda toplantı zamanında başlamalıdır. Toplantıya tek bir katılımcı dahi olsa başlamak, diğerlerini bir sonraki toplantıya zamanında gelme konusunda uyaracaktır. Bu stratejiyi düzenli yapılan toplantılar için uygulamak iyi sonuçlar doğurur.

11:03, 14:22 gibi saatler toplantı katılımcıları için daha dikkat çekici saatlerdir ve zamanında başlama olasılığını yükseltir. Bununla birlikte bu yaklaşımı düzenli yapılan toplantılarda uygulamak, ne yazık ki aynı etkiyi yaratmaz.

Toplantı odasının kapısını kapatmak, geç gelenlerin rahatsız olmasına neden olacaktır; dolayısıyla toplantıya zamanında başlama konusunda önemli bir uyaran olarak zihinlerde kalacaktır. Açık bir kapıdan girmek çok daha kolayken, kapalı bir kapıyı çalarak içeri girmek daha zordur.

Toplantıya en önemli gündem maddesiyle başlayarak, zamanında katılmayanların önemli konuları kaçırması, bir anlamda onların kendi programlarını düzgün biçimde yapmaları konusunda bir ders olacaktır.

Geç gelmeyi alışkanlık haline getirmiş kişilerle özel olarak konuşmak, geç gelmesi sebebiyle toplantının aksamasına neden olduğunu bildirmek, o kişinin sonraki toplantılar konusunda yönlenmesini sağlayacaktır.

Toplantılara geç başlamak, eğer kurum kültürü haline dönüşmüşse, toplantının gündem maddelerinden birini bu konuya ayırmak gerekir. Katılımcıların bu konuda farkındalık kazanmasını ve sorumluluk almasını ancak bu şekilde sağlamak mümkündür; artık konu kendi sorunları olmalı ve çözüm geliştirmelidirler.

 

 

 

 

 

TOPLANTIYA BAŞLAMA

 

Ofisinizde telefon ve elektronik iletişimin en fazla ne zaman olduğunu tespit edin ve toplantıyı bu sürelere KOYMAMAYA çalışın. Böylece toplantı katılımcıları, müşteri görüşmeleri için uygun zaman bulabileceklerdir. Aynı  zamanda toplantıdayken kaçırılan telefonlar için hayıflanılmayacaktır.

Toplantının başında uygulanabilecek yöntemlerden sonra hemen ardından katılımı artırmak ve grup etkileşimi yaratmak için birkaç konuya özen göstermek gerekir;

• Toplantı yöneticisi, sorularıyla toplantıyı yönlendirmelidir.
• Toplantıda baskın tipolojileri dengelemek gerekir.
• Oturma düzenini herkesin birbiriyle göz teması kurabileceği şekilde oluşturmak iyi bir seçimdir.
• Boş sandalyeleri odadan dışarı çıkarmak gerekir; Çünkü grubun bütünlüğünü bozarlar.
• Katılımcılar birbirlerine adlarıyla hitap edebilmelidirler.
• Katılımı az olan bir toplantıda;  birine toplantının yöneticisi, adını söyleyerek söz vermelidir.
• Toplantı yöneticisi, zaman zaman katılımcıların ifadelerini tekrar ederek, dinleme eylemini yansıtmalıdır.
• Konuşmalarla ilgili geri bildirim alarak canlı bir ortam yaratılabilir.
• Dolambaçlı sorulara izin vermemek gerekir; çünkü verilen yanıtlar da bir o kadar dolambaçlı olacak ve soruların toplantıya hiçbir katkısı olmayacaktır.

 

TOPLANTI SIRASINDA NOT ALMA

Toplantı sırasında not almak, kalıcılığı sağlayan, toplantının verimi konusunda bilgi veren, sonraki toplantıların gündem maddelerini belirlemeye yardımcı olan bir yöntemdir.

Toplantının bir tutanak halinde ya da resmi olmayan bir biçimde özetini katılımcılara dağıtmak, toplantının takibini kolaylaştırır. Bunu gerçekleştirebilmek için toplantı sırasında not almak gerekir. Farklı amaçlarla farklı nitelikte toplantı notu almak mümkündür:

Resmi Tutanak: Resmi toplantılarda geçerli olan bir not alma yöntemidir; zorunluluk taşır. Genellikle tutanağı yazacak bir kişi seçilir.

Gayriresmi tutanak: Bu tutanak genel olarak toplantı yöneticisi tarafından tutulur ve daha sonra katılımcılara dağıtılır. Bu yöntemin bir  avantajı, toplantı yöneticisinin hangi konulara önem verdiğini bu tutanaklardan yola çıkarak anlamak mümkündür.

Katılımcı notları: Her toplantı katılımcısının toplantıda aldığı notlardır. Herkes kendisi için önemli saydığı yerleri not alacağı için toplantının gündem maddeleriyle ilgili veri toplama şansı çoktur. Bu durumda tüm notlar daha sonra birleştirilerek ortak bir metin halinde dağıtılır.

 

 

 

 

 

 

 

 

Flip Chart (Kağıtlı yazı tahtası) Notları

Toplantı süresince Flip Chart (FC) üzerine alınan notlardır. Toplantı sonunda çoğaltılarak herkese dağıtılır. Problem çözümüne yönelik, eylem odaklı, dinamik toplantılar için idealdir.

FC notları ile ilgili olarak dikkat edilmesi gerekenler şunlardır;

• Mümkünse birçok FC’yi bir arada kullanın. Değilse kağıtları duvara yapıştırarak aynı imkanı elde etmek mümkündür. Bu yöntem dinamik, yaratıcı, beyin fırtınası gerektiren toplantılar için uygundur.

 

Toplantı odası için şu kontrol listesinden yararlanabilirsiniz;

v  Flip chart,

v  Flip chart kalemleri,

v  Yapıştırıcı,

v  Barkovizyon,

v  Perde,

v  Gündem maddelerinin kopyaları,

v  Teyp,

v  Masa kartları.

 

KATILIMI SAĞLAMA

Gönüllüler: Birçok kişi gönüllü olmaktan hoşlanmaz. Bazen katılımı sağlamak için kurnazlık gerekebilir. Önce “ Gönüllü var mı?” diye sormayın. Birinden gönüllü seçmesini isteyin. Başka birinin önerdiği ismi ele alın.

Gönüllü seçmenin yaratıcı, çok farklı yöntemleri olabilir.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

“Tartışma bilgi; ağız dalaşı ise cehalet alışverişidir.”

        Robert Quillen

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ANLAŞMAZLIKLARLA BAŞA ÇIKMA

 

Anlaşmazlıklar

Bir toplantıda anlaşmazlıklarher zaman olabilir ve çok farklı nedenlerden ortaya çıkabilir. Anlaşmazlıkların temeli insanların duygularıyla ilgilidir. Bu durum bir toplantı atmosferinde objektif bir analizin önünü tıkar.

Anlaşmazlık durumu ortaya çıktığında bunun üstünü örtmeye çalışmak ya da yok saymak hem meselenin daha çok büyümesine hem de dikkatlerin meraka dönüşerek toplantı konularından uzaklaşılmasına yol açar. Bu tür durumlarda kontrolü kaçırmadan anlaşmazlığı yaşayan kişilerin konuşmalarına izin vermek gerekir.

Bir toplantıda ortaya çıkan anlaşmazlıkların çözümünden kuşkusuz toplantı yöneticisi sorumludur. Böyle bir durumla karşılaşan toplantı yöneticisinin genel yaklaşımı şu şekilde olabilir.

• Anlaşmazlıkların kişiselleşmesine izin vermemek gerekir. Kişiler değil, konulara yoğunlaşılması için yönlendirici olmak yararlıdır.
• Özellikle toplantı yöneticisi taraf tutmamalıdır.
• Toplantıyı oluşturan grubun sorunla ilgili bir karara varmasını sağlamak gerekir. Toplantı yöneticisi olarak bir kararı dayatmak yerine, anlaşmazlığı çözme konusunu grubun sorumluluğuna vermek daha iyi çözümler getirilmesinin önünü açar.

Sıkıcı Konuşmalar

Anlaşmazlıkların hemen yanında toplantıların verimini düşüren bir başka durum ise sürekli konuşan kişilerdir. Bu ve benzeri durumları idare etmenin birkaç yolu vardır.

• Toplantı yöneticisi, gülümseyen bir yüz ifadesiyle, eleştirmeden ve surat asmadan konuşan gruba bakmalıdır. Bu durum toplantıya katılanların kendilerine çeki düzen vermesine, hatta dinlemeye hazır olanların, grubun konuşanlarını susturmaya çalışmasına yol açacaktır.
• Çok konuşanların yanına doğru gitmek de onlara “artık susun” mesajı vermeye yetecektir.
• Çok ve sıkıcı konuşan kişi ya da kişilere adlarıyla hitap edip hiçbir şey söylemeden beklemek; konuşmalarını bölecek ve susmalarını sağlayacaktır.
• Artık çaresiz kalındığı hissi yaşanıyorsa uygulanabilecek son yöntem ise “ya siz, ya biz” konuşmalar tarafınızdan dinleninceye kadar devam edilmeyecek” sözlerini kullanmaktır. Bu durum bir meydan okuma havası yaratır ki uzun bir süre beklemeyi göze almak gerekir. Nihayetinde susacaklardır, bu durumda toplantı yöneticisi sustukları için mutlaka teşekkür ederek gündemi işlemeye başlamalıdır.

İkili Tartışmalar

Çoğunlukla toplantılara katılanlardan iki kişi  birbirleriyle ağız dalaşına girer. Asıl anlaşmazlıklar ise bu durumlarda yaşanır. Toplantı yöneticisinin böylesi durumları öngörerek bazı tedbirler alması gerekir:

• Kavga etme potansiyeli taşıyan iki kişi arasındaki durum önceden biliniyorsa, bu kişileri yan yana oturtmak gerekir. Çünkü uzaktan laf sokuşturmak daha kolaydır.
• Her iki tarafa da fırsat vererek konuşmalarını sağlamak gerekir. Birinin daha baskın olduğu sezildiğinde denge sağlanmalı ve diğer tarafın konuşması için olanak yaratılmalıdır.
• Her iki tarafın aynı anda konuşması ve birbirlerini dinlememesi sık görülen bir durumdur. Böyle durumlarda, kişilerin birbirlerinin söylediği sözleri tekrar ettirerek, birbirlerini dinleyebilecekleri ortam yaratmalıdır.
• Anlaşmazlıkların temelinde ne yattığının tespit edip, o meselenin asıl konu olduğunu gün yüzüne çıkarmak gerekir. Çünkü bu tip tartışmalarda, genellikle duygular işe karıştığından mantıklı davranmak mümkün olmaz ve sorunlar kronik bir hal alır.
• İki kişiden biri kendini yenilmiş hissederse, onun moralini düzeltmek için çaba sarfedilmesi gerekir ve mümkünse bu işin toplantıda halledilmesinde yarar vardır.

 

Fikir Ayrılıkları

Kuşkusuz fikir ayrılıkları anlaşmazlıkların temelini oluşturur. Teoride, farklı fikirlerin medeni bir biçimde tartışılması toplantının genel karakteristliğine uygun bir durum olsa dahi, pratikte saldırı-savunma biçimini alır.

Böyle bir durumda  sergilenebilecek bazı davranışlar sorunlu durumu ortadan kaldırır.

• Konu ile kişi ayrımının net bir biçimde ortaya konulması gerekir. Tartışılacak olan kişiler değil, konudur.
• Konunun aydınlanması ve detayların kaçırılmaması için soru sormak gerekir. Ancak bunlar gerçek sorular olmalı; soru kisvesi altında saldırı anlamı taşımamalıdır.
• Mutlaka konuşanların dinlenilmesini sağlamak gerekir ki ancak bu şekilde herkes birbirini anlayabilir.
• “Sen” li ifadeler yerine “Ben”li ifadeler kullanılmasına özen gösterilmelidir. “Sen”  ile başlayan cümleler ister istemez  saldırı anlamı taşımaktadır.

 

 

 

 

ZAMANINDA BİTİRMEK

 

 

 

 

Toplantı bitimini, gün içinde düzenli olarak yapılan işlerle denk getirmemeye çalışın. Örneğin; öğle yemeğinden hemen önce organize edilen bir toplantı çok verimli olmayacaktır, çünkü insanlar bir an önce yemeğe gitmek isteyeceklerdir.

Unutmayın ki! Sabah saatlerinde düzenlenen toplantılar her zaman daha verimli olmaktadır.

 

 

 

TOPLANTI SONRASI

Toplantı öncesinde yapılan hazırlıklar ve toplantı sırasında toplantının olumlu bir atmosferde geçmesi için kullanılan bilgi ve becerilerin yanı sıra, toplantı sonrasında da üzerinde durulması gereken önemli konular vardır.

Takip

Toplantılar başarılı geçse  bile sonrasında toplantının etkin sonuçlar yaratmasını sağlamak için takibinin yapılması gerekir. Tersi bir durum toplantının bir zaman kaybı olarak algılanması anlamına gelir. Genel olarak toplantıların en zayıf tarafı, takibinin yapılmıyor olmasıdır.Takibin nasıl yapılabileceği ile ilgili ipuçları aşağıdadır;

• Toplantıdan sonra  yapılacak ilk şey, katılanlara bir ya da iki gün içinde eylem maddelerinden oluşmuş bir özet göndermektir.
• Toplantıya katılmayanlara toplantı hakkında kısa bir bilgi vermek iyi bir yöntemdir. Daha sonraki toplantılar için bir ön adım olarak görülmesi sağlanır.
• Toplantıya katılanlar toplantıda iyi bir performans göstermiş olsalar bile sonrasında yavaşlayabilirler. Bunu önlemek ve yardımcı olmak için verilen görevlerin izlenmesi gerekir.
• Bir sonraki toplantının ilk gündem maddesi, önceki toplantının takip maddeleri olmalıdır. Bu durumda yapılacak işler otomatik birbiçimde takip edilecektir.
• Eylem maddelerini yerine getirmeyen kişilerle doğrudan konuşmak iyi bir yöntemdir. Bu yöntem, nedenlerini anlamak ve yardım ihtiyacı olup olmadığını tespit etmek açısından önemlidir.

 

 

 

Toplantı Özeti

Toplantı özeti, toplantı sonrası yapılması gereken önemli işlerden biridir ve toplantıya katılanların ellerinde somut bilgiler olmasını sağlar. Ancak toplantı özetinin gerçekten de bir “özet” niteliği taşıması gerekir. Unutmayın ki , uzun özetler genellikle okunmaz. Toplantı özeti için kimi anahtar bilgiler şunlardır:

• Önemli sayılan mesajlar hem ilk hem de son paragrafta yer almalıdır.
• Toplantının ana fikirlerini ilk paragrafta toplamak gerekir, son paragrafta ise eylem maddeleri olmalıdır.
• Okumayı kolaylaştırmak için paragraflara başlıklar koymak ve maddeleri madde başı imleriyle göstermek iyi bir yazım biçimidir.
• Detayları yazmak gerekiyorsa ki ;Detayları yazmak gerekiyorsa ki özette detaylara yer vermemek daha doğrudur. Orta paragraflarda koymak gerekir.
• Toplantı özeti katılımcıların eline en geç iki gün içinde geçmelidir.
• Basit ve anlaşılır bir dil olmasına özen göstermek gerekir.
• İfadelerde “ben” yerine  “biz” kelimesini kullanmak, gerek nezaket, gerekse takım ruhu ve aidiyet duygusu kazandırmak açısından iyi bir yöntemdir.

 

 

 

TOPLANTI SONRASI TAKİP

 

Aksiyon Planı:

Toplantı sonrası yapılması gereken önemli görevlerden biri de her katılımcının net bir biçimde anlayacağı ve toplantı takibinin rahat yapılabileceği bir aksiyon planının çıkarılmasıdır. Bu kimi zaman toplantının hemen sonunda yapılır, kimi zaman ise toplantıda alınan kararlar doğrultusunda toplantı özeti ile birlikte katılımcılara gönderilir.

Görev takibini yazılı bilgilere  dayandırarak yapmak her açıdan en doğru yaklaşımdır. Bu nedenle elde bir aksiyon planı olması gerekir. İyi bir aksiyon planında;

• Eylem cümlesi,
• Sorumlu kişi,
• Eylemin bitiş tarihi bulunmalıdır.

 

  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

     “Her toplantı, kurumun değerlerini ve tarzını yansıtan küçük bir evrendir.”

Richard j.Dunsing          

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

-BİTTİ-

 

 

Derslerin hazırlanması, sunulması, sanal sınıflar oluşturulması aşamalarında emeği geçen ÖRAV'ın  gizli kahramanları  olan bütün eğitimcilere sonsuz teşekkürlerimi  sunarım.

02-06 Şubat 2015 tarihleri arasında Giresun'da  yüz  yüze eğitimlerimizi gerçekleştiren Sayın Hocamız Yusuf Ziya GÜLDERE' ye ve Özgür UYGUR hocalarımıza da teşekkürlerimi bildiririm.

Murat MINDIZ-Giresun Şht.Zafer KONAK İlkokulu Müdürü

GİRESUN-EYGEP 2.GRUP(02-06 ŞUBAT 2015)

 

Görüntülenme Sayısı: hesaplanıyor...